Produktywne planowanie i zarządzanie projektami za pomocą systemów P2ware

Cykl życia projektu

W systemach P2ware wspierających zarządzanie portfelami programów i projektów jako podstawowy przyjęto następujący cykl życia projektu podzielony na fazy (lub etapy zarządcze) rozdzielone punktami decyzyjnymi, w których podejmowane są decyzje o celowości kontynuacji prac nad projektem.

Decyzje te są podejmowane na podstawie stopniowo gromadzonych informacji, które powinny być przedstawione decydentom w formie ustrukturyzowanych dokumentów. Poniżej przedstawiono jakie działania powinny być wykonane oraz jakie informacje powinny zostać zgromadzone w poszczególnych fazach, aby możliwe było podjęcie decyzji o zakończeniu fazy i rozpoczęciu kolejnej fazy, bądź ewentualnym przerwaniu prac nad projektem.

W systemach P2ware wszystkie informacje dotyczące projektu od rejestracji inicjatywy po zamknięcie projektu są zapisywane jako zbiór danych identyfikowany jako „Projekt” z określonym numerem i nazwą.

W zbiorze danych dotyczących projektu zapisywane są takie informacje jak:

W powyższym zestawieniu pogrubioną czcionką zaznaczono informacje, które składają się na plan projektu. Ponieważ zbiór gromadzonych danych jest w kolejnych fazach cyklu życia projektu sukcesywnie uzupełniany i przetwarzany, dodatkowym identyfikatorem tego zbioru jest nazwa fazy, w trakcie której jest aktualnie przetwarzany, a po decyzji o uruchomieniu kolejnej fazy zbiór „Projekt” jest zapisywany i tworzona jest jego kolejna wersja. W uzasadnionych sytuacjach nowa wersja projektu może zostać utworzona także w trakcie fazy.

Dzięki temu we wcześniejszej fazie mogą być wprowadzane informacje, które będą wykorzystane w następnej i w kolejnych fazach. Jest to szczególnie użyteczna funkcjonalność ułatwiająca planowanie projektu. Na przykład, w fazie Inicjatywa można zaplanować produkt finalny i główne produkty oraz sporządzić część ich opisów, a w kolejnych fazach uzupełnić te opisy i dodać bardziej szczegółowe produkty, bez potrzeby przepisywania wcześniej wprowadzonych informacji.

Ważne jest, by te informacje mogły być zarejestrowane w systemie, sukcesywnie uzupełniane i doprecyzowane, w takim stopniu, by decydenci mogli ocenić dotychczasowy przebieg projektu i zasadność dalszej realizacji prac. Przygotowanie i zaplanowanie projektu często wymaga dużych nakładów pracy, a także może pociągać za sobą duże koszty. Jeśli zaplanowany projekt nie zostanie zatwierdzony do realizacji, to koszty poniesione na te prace są stratą. Podzielenie okresu rozruchu projektu na trzy (lub dwie fazy) ma na celu ograniczenia takich strat. Wczesne odrzucenie pomysłu czy inicjatywy, uznanie, że przygotowany projekt nie ma wystarczającego uzasadnienia i nie warto go planować, a nawet podjęcie decyzji, że nie warto realizować już zaplanowanego projektu, służą minimalizacji zbędnych kosztów.

Planowanie projektu

Planowanie projektu faktycznie rozpoczyna się w momencie pojawienia się jakiegoś pomysłu lub inicjatywy a tworzony plan może być uaktualniany i uzupełniany praktycznie w przez cały czas pracy nad projektem.

Poniżej skrótowo przedstawiono rekomendowany proces planowania projektu:

1. Określenie produktu końcowego projektu i kryteriów akceptacji dla projektu.
2. Zidentyfikowanie i opisanie produktów jakie projekt ma dostarczyć lub wytworzyć wraz z kryteriami ich jakości.
3. Określenie kolejności, w jakiej produkty mają zostać dostarczone lub wytworzone i ukończone.
4. Opcjonalnie - określenie list kontrolnych dla produktów i macierzy odpowiedzialności za produkty (RACI).
5. Określenie działań i poddziałań służących wytworzeniu lub dostarczeniu poszczególnych produktów.
6. Analiza poddziałań działań zbiorczych pod kątem celowości i możliwości zastąpienia ich listami kontrolnymi dla działań.
7. Sporządzenie list kontrolnych dla działań oraz punktacji określającej względną wartość (znaczenie) poszczególnych pozycji dla oceny postępów całego działania.
8. Przydzielenie zasobów do zadań, działań i/lub poddziałań.

W strukturze planu projektu można wyróżnić:

• fazy projektu (występujące kolejno jedna po drugiej bez zachodzenia na siebie)
• etapy techniczne lub specjalistyczne (w tym samym czasie może być realizowanych wiele etapów technicznych)
• produkty i związane z nimi informacje:
  • produkt finalny i produkty pogrupowane w grupy produktowe
  • macierz odpowiedzialności za produkty (opcjonalnie)
  • listy kontrolne przypisane do produktów
• zadania i związane z nimi informacje:
  • działania
  • działania zbiorcze, które zawierają poddziałania
    • poddziałania
  • listy kontrolne przypisane do działań lub poddziałań
• zasoby, które wstępnie alokowano do wykonania zadania, działania lub poddziałania
• zasoby którym przydzielono do realizacji zadania, działania lub poddziałania.

Powiązania pomiędzy tymi elementami pokazano na rysunku 2.

Sterowanie realizacją planu projektu

Sterowanie pracami związanymi z projektem może się rozpocząć już w fazie przygotowania projektu i planowania, gdyż te fazy mogą być realizowane w długim okresie oraz wymagać zaangażowania wykonawców, by przygotowali, np. studium wykonalności czy jakieś złożone dokumenty zarządcze.

Sterowanie realizacją planów polega na przekazywaniu zaplanowanych działań wykonawcom przydzielonym do ich wykonania, śledzeniu postępów prac oraz odbiorze wyników, a także na reagowaniu w przypadku zagrożeń, że nie zostaną one wykonane w zaplanowanych terminach.

Informacje o postępach prac są dostępne w systemie z wykorzystaniem pulpitów menedżerskich oraz generowanych raportów, a w sytuacjach zagrożenia system może generować odpowiednie alerty.

Śledzenie postępów prac może przebiegać w różny sposób zależnie od struktury i szczegółowości planu, na przykład, tak jak opisano poniżej.

Sterowanie realizacją planu złożonego z działań i poddziałań

Najbardziej rozpowszechnionym sposobem śledzenia postępów prac stosowanym w wielu systemach informatycznych do zarządzania projektami jest przekazywanie przez wykonawców kierownikowi projektu raportów. Jest to metoda efektywna jeśli w planie projektu jest nie więcej niż kilkadziesiąt pozycji. Jeśli plan zawiera wiele zadań i działań z wieloma poddziałaniami śledzenie postępów prac staje się uciążliwe i mało efektywne, szczególnie wtedy, gdy kierownik projektu nie ma wiedzy specjalistycznej pozwalającej mu znaczenie poszczególnych poddziałań i wpływu ich ewentualnych opóźnień na terminową realizację zadania.

Sterowanie realizacją planu z Listami kontrolnymi przypisanymi do działań

W rozwiązaniach P2ware można stosować bardziej efektywną metodę planowania i śledzenia postępów prac, wykorzystując do tego celu listy kontrolne przypisane do działań.

W planie kierownika projektu znajdują się zadania lub działania, które mają wykonać przydzieleni do nich wykonawcy, ale ewentualne poddziałania są zapisane na liście kontrolnej, która wraz z poleceniem wykonania działania jest przekazywana wykonawcy. Dzięki temu w planie kierownika projektu jest nawet kilkanaście razy mniej pozycji, a nie traci on możliwości pełnej kontroli wykonanie wszystkich pozycji na liście kontrolnej. Wykonawca zaznacza na liście kontrolnej wykonanie poszczególnych pozycji, a system automatycznie wyznacza postęp prac, jako procent wykonanych pozycji (z możliwością uwzględnienia przypisanych im wag.

W sytuacji, kiedy postęp prac jest mniejszy od procentu czasu przeznaczonego na realizację, jaki już upłynął, system sygnalizuje to alertem przekazywanym kierownikowi projektu, który w każdej chwili może przejrzeć listę kontrolną i podjąć stosowne działania.

Więcej na temat stosowania list kontrolnych można znaleźć w artykule pt. „Listy kontrolne ułatwiają planowanie i sterowane realizacją projektów” dostępnym na stronie www.p2ware.com

Podsumowanie

Wybierając system informatyczny do wspomagania zarządzania projektami należy przeanalizować, który z powyżej opisanych sposobów planowania i sterowania realizacją planów najlepiej odpowiada metodyce przyjętej w organizacji. Najlepszym rozwiązaniem jest wybór systemu, który pozwala stosować wszystkie sposoby i dobierać je odpowiednio do projektów i zdolności kierowników zespołów do ich efektywnego stosowania.