Do najczęściej wymienianych przyczyn niepowodzeń w zarządzaniu projektami, programami i portfelami projektów należą:
- niespójność i brak właściwych informacji wtedy, gdy są potrzebne
- nadmiar zbędnych informacji wynikających z redundancji (wielokrotne zapisywanie tych samych danych w różnych miejscach) prowadzący do szumu informacyjnego i błędów
- trudności z planowaniem i koordynacją wykorzystania zasobów uczestniczących w realizacji różnych projektów
- trudności z organizacją pracy zespołowej
- trudności z przekazywaniem zadań i grup zadań do realizacji oraz śledzeniem ich realizacji
- pracochłonność związana z opracowywaniem raportów i sprawozdań
- błędne, niespójne i nieefektywne plany
- trudności z komunikacją pomiędzy członkami zespołów zarządzających projektami, członkami zespołów realizujących projekty oraz innymi interesariuszami
Zintegrowane systemy zarządzania projektami pozwalają te negatywne czynniki i zjawiska ograniczyć do minimum, a nawet całkowicie wyeliminować, oszczędzić zarówno wiele czasu, jak i pracy, ale przede wszystkim zapewnić spójność planów i raportów, znacznie poprawiając jakość zarządzania projektami, programami i portfelami projektów. Zamiast nanosić poprawki w wielu miejscach planu czy w wielu planach, dokonanie zmiany jakiegokolwiek obiektu powoduje automatyczne uaktualnienie innych powiązanych obiektów i relacji pomiędzy nimi. Nawet w niedużych organizacjach prowadzi to do znacznych oszczędności czasu pracy i kosztów.
Szczególną zaletą zintegrowanego systemu zarządzania projektami, programami i portfelem lub portfelami projektów zbudowanego na bazie P2ware Planner Server jest to, że można je budować stopniowo, rozwijając je i dostosowując do faktycznych potrzeb organizacji oraz jej aktualnego poziomu dojrzałości, tak aby korzyści z ich stosowania znacznie przewyższały koszty ponoszone na ich wdrożenie.
Najprostszy system może być zbudowany z serwera z zainstalowanym programem P2ware Planner Server, komputera z zainstalowanym programem P2ware Planner Enterprise lub P2ware Planner for PSO, oraz komputerów innych użytkowników podłączonych do Internetu.
Systemy zintegrowane można integrować także z systemami klasy ERP, Microsoft SharePoint i wieloma innymi aplikacjami powszechnie stosowanymi w organizacjach, tworząc jednolity system zarządzania całą organizacją.
